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工夫:2017-09-14 [ ]

第一章    

第一条  为顺应全省信息化建立和电子政务建立的需求,范例全省电子文件归档取管理工作,保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性,凭据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子署名法》、《江苏省档案管理条例》、国家标准《电子文件归档取管理范例》(GB/T 18894-2002)和国度档案局《电子公函归档管理暂行办法》(2003年第6命令),联合我省的实际情况,制订本设施。

第二条  本设施所称的电子文件是指正在数字装备及情况中天生,以数字情势存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依靠计算机等数字装备浏览、处置惩罚,并可正在通讯网络上传送的文件及响应的支撑软件产品和硬、硬件阐明。

本设施所称的电子文件归档取管理是指正在各项运动中发生并具有生存代价的电子文件(露电子公函)的构成、积聚、审定、归档、保管、应用和统计的历程。

第三条  本设施适用于本省范围内的各级党政机关、人民团体,企事业单位,社会构造和各种经济构造。

第四条  县级以上各级人民政府该当增强对电子政务、电子商务历程中电子文件归档取管理的指导,将正在国度综合档案馆竖立电子文件中央归入本地国民经济和社会发展计划,确保电子政务内网和各构造业务运动中有生存代价的电子文件正在档案馆获得有用的生存和应用。

第五条  县级以上档案行政管理部门卖力对本行政区域内电子文件的归档取管理工作执行监视和指点。

第二章  电子文件归档取管理体系

第六条  各级档案行政管理部门竖立取各单位档案职员、文书处置惩罚职员和数据管理人员的指点和联络轨制,包管实时相同、处理正在电子文件归档取管理中泛起的题目。

第七条  已展开电子政务的单元,该当制订严厉的管理制度,接纳实在有用的技术措施,正在办公自动化软件中设置电子文件归档接口和响应的档案管理子系统,连结对电子文件生命周期全过程的有用掌握,包管管理工作的连续性和电子文件真实性、完整性和有效性的连续,实现电子文件的逻辑归档及在线管理和应用。

第八条  办公自动化和档案管理软件必需相符全省同一的数据交流构造(睹附录AD)。

电子文件归档该当明白工夫、局限、手艺情况、相干软件、版本、数据类型、花样、被操纵数据、检测数据等要求,包管归档电子文件的质量。归档电子文件同时存在响应的纸质或其他载体情势的文件时,该当正在内容、相干阐明及形貌上保持一致。

第九条  为包管电子文件的安全性,防备果灾害、不测能够带来的数据丧失,关于电子文件正式文本执行单套生存。具有永远和临时生存代价的文本或图象、图形情势的电子文件,必需制成纸质文件或缩微品等,同步归档生存。

第十条  对只要电子签章的电子文件,归档时该当附加具有法律效力的非电子签章,以包管电子文件的凭据感化。对电子文件中运用牢靠电子署名的数据电文,不需要再度署名确认。

第三章  电子文件的真实性、完整性和有效性

第十一条  电子文件的构成单元,该当接纳牢靠的平安防护技术措施,包管电子文件的真实性。

(一)竖立对电子文件操作者牢靠的身份辨认取权限掌握。

(二)设置相符平安要求的操纵日记,随时自动记录实行操纵的职员、工夫、装备、项目、内容等。

(三)对电子文件接纳防讹夺、防换取和防变动的符号。

(四)对电子印章、数字签名等接纳防备不法运用的步伐。

第十二条  各单位档案部门该当增强对各岗亭文件构成人的业务指点,从电子文件构成最先,不间断天对有关操纵处置惩罚停止管理注销,包管电子文件的发生、处置惩罚历程相符以下范例要求,具有完整性。

(一)注销处置惩罚历程中互相跟尾的各种责任者(如草拟者、修正者、考核者、签发者等)。

(二)注销处置惩罚历程中的各种操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。

(三)注销处置惩罚历程中发生的义务凭据信息(指示、署名、印章、代码等)。

(四)注销电子文件通报、交代历程中的其他标识。

(五)电子文件构成职员实时对修正的主要文稿停止逻辑归档,正式文本随后物理归档。单元档案部门根据档案馆给定的全宗号、归档局限注销并归档。

(六)接纳响应的技术措施采集配景信息和元数据。

第十三条  竖立由网络管理和技术人员卖力的电子文件有效性管理制度并接纳响应的手艺包管步伐。运用数据处理能力强、平安机能下的数据库管理系统管理电子文件及电子文件的机读目次数据。构造档案室该当装备知足存贮要求的大容量内存和零丁的计算机、服务器,并联入电子政务内网。

(一)凭据电子文件的范例和特性说明文件格式、软硬件情况、相干的数据及参数。

(二)办公自动化软件体系及档案管理软件体系该当供应严厉的操纵权限管理,能对各功能模块的操纵权限停止严格控制,对操纵的数据局限停止读、写掌握。

(三)关于加密电子文件,该当解密后再收集归档,确切需求以加密体式格局生存的,该当将其解密顺序同时归档。

(四)网管部门活期对档案室备份的电子文件停止抽样读取磨练,发明题目实时采取措施,并凭据软硬件升级换代状况,合时对电子文件停止迁徙功课。

第十四条  电子文件的处置惩罚和生存该当相符国度的安全保密划定,针对自然灾害、不法接见、非法操作、病毒损害等状况,接纳取系统安全和保密品级要求符合的防备对策,包孕网络设备平安包管、数据平安包管、操纵平安包管和身份辨认要领等。

第四章  电子文件的数据结构及通用花样

第十五条  不同类型电子文件的收集该当遵照以下数据结构:

(一)收文的数据结构

收文的数据结构包孕收文登暗号、文件的基本特征项、文书处置惩罚项、文件归档项和备注项。个中,文件的基本特征项包孕文件的紧要水平、密级、责任者、文号、文件题目、成文日期、份数、页数、主题词、文种、电子文件底稿、电子文件种别、全文标识;文书处置惩罚项包孕文件泉源分类、收文日期、收文号、收文者、拟办看法、指导指示、主理部门、协办部门、处置惩罚效果;文件归档项包孕归档标记、机构(或题目)称号、保管限期、归档分类代码、件号。各数据项的称号、数据类型、字段长度及用法,拜见附录A

(二)发文的数据结构

发文的数据结构包孕发文登暗号、文件的基本特征项、文书处置惩罚项、文件归档项和备注项。个中,文件的基本特征项包孕文件的紧要水平、密级、责任者、文号、文件题目、成文日期、份数、页数、主题词、文种、电子文件底稿、电子文件种别、全文标识;文书处置惩罚项包孕主理部门、协办部门、起草人、修正人、考核看法、签发看法、打字人、注销日期、发往单元、抄送单元;文件归档项包孕归档标记、机构(或题目)称号、保管限期、归档分类代码、件号。各数据项的称号、数据类型、字段长度及用法,拜见附录B

(三)会议及其他文件质料的数据结构

包孕会议及其他文件质料登暗号、文件的基本特征项、文书处置惩罚项、文件归档项和备注项。个中,文件的基本特征项包孕文件的紧要水平、密级、责任者、文号、文件题目、成文日期、份数、页数、主题词、文种、电子文件底稿、电子文件种别、全文标识;文书处置惩罚项包孕会议称号、主理部门、协办部门;文件归档项包孕归档标记、机构(或题目)称号、保管限期、归档分类代码、件号。各数据项的称号、数据类型、字段长度及用法,拜见附录C

(四)归档分类计划的数据结构

归档分类计划的数据结构包孕机构(或题目)称号、保管限期、归档分类代码、事由或备注项。各数据项的称号、数据类型、字段长度及用法,拜见附录D

(五)文件级文书档案的数据结构

文件级文书档案的数据结构包孕分类号、档案馆代号、组织机构代码、档号、电子文档号、缩微号、落款、文号、责任者、底稿、文种、密级、保管限期、成文日期、载体范例、载体规格、载体数目、载体单元、主题词、全文标识、主理部门、协办部门、备注。各数据项的称号、数据类型、字段长度及用法根据江苏省中央尺度《文书档案文件级目次数据库构造和数据交流花样》(DB32/505-2002)的要求肯定。

第十六条  电子文件的通用花样

(一)一样平常电子文件的通用花样

1.笔墨型电子文件:XMLPDFRTFTXT

2.图象电子文件:JPEGTIFF

3.音频电子文件:WAVMP3

4.影象及多媒体音像数据:MPEGAVI

5.用以全文检索的文件类型:TXT

(二)专业电子文件的通用花样,由省档案局会同有关专业主管部门肯定。

第五章  电子文件的收集取积聚

第十七条  电子文件的收集局限该当是反应单元重要本能机能运动,包孕文书和业务事情在内的电子文件,和相干的支撑软件和数据等。

(一)纪录了重要文件的重要修正历程和解决状况,有查考代价的电子文件及其电子版本的定稿均该当保存。正式文件是纸质的,若是保管部门已最先停止全文数字化事情,则该当将纸质文件取数字化后的电子文件一同生存。

(二)当公事或其他事务处理历程只发生电子文件时,该当接纳严厉的安全措施,包管电子文件不被非一般窜改。同时该当随时对电子文件停止备份,存储于可以或许脱机生存的载体上。

(三)网络体系中处于流转状况,临时没法肯定其保管义务的电子文件,该当明白流程环节的责任者,接纳捕捉步伐,正在相符平安要求的电子文件暂存存储器中集中存储,以防散失。

(四)收集电子文件时,应当说明电子文件的存储花样及其硬、硬件情况。国度综合档案馆该当保存种种通用花样电子文件的处理软件、材料及其硬、硬件情况。电子文件原则上要转换成通用花样的电子文件,如不克不及转换,收集时该当连同公用软件一并收集。

(五)计算机系统运转和信息处理等历程中触及的,取电子文件处置惩罚有关的参数、管理数据等,该当取电子文件一同收集。

(六)套用同一模板的电子文件,正在包管能规复本形状的状况下,其内容信息可离开套用模板停止存储,被套用模板作为电子文件的元数据生存。

(七)电子文件正在构成、吸收时就要建造备份。正在文件流转的每个环节,只要发作过信息转变的,皆必需建造备份。对曾经解决终了的电子文件,不管有没有归档,皆要活期建造备份。

第十八条  电子文件的注销

(一)每份电子文件均该当正在《电子文件登记表》(睹附录E)或办公自动化软件体系中注销。正在办公自动化软件体系中注销的,该当打印出附录E的纸质备份。

(二)电子文件登记表该当取电子文件同时生存。

(三)电子文件底稿代码:M——草稿性电子文件;U——非正式电子文件;F——正式电子文件。

(四)电子文件种别代码:T——文本文件;I——图像文件;G——图形文件;V——影象文件;A——声音文件;O——超媒体链结文件;P——顺序文件;D——数据文件。

第六章  电子文件的归档

第十九条  归档要求

电子文件能够由本单元的档案部门集中归档,也能够由文件解决的部门立即归档。集中归档的,电子文件构成部门或信息管理部门该当活期把应归档的电子文件背档案部门移交,并按档案管理要求的花样将其存储到相符保管限期要求的脱机载体上;部门归档的,该当实时将已归档的电子文件移交给档案部门。

第二十条  电子文件审定

(一)电子文件正在归档前该当停止审定。审定事情包孕对电子文件的真实性、完整性、有效性的审定及肯定密级、归档局限和规定保管限期。

(二)集中归档的,归档前该当由文件构成单元根据划定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性停止磨练,并由负责人签订考核看法,磨练和考核效果填入《归档电子文件移交、吸收磨练登记表》(睹附录F);部门归档的,正在档案移交时,该当将电子文件归档前对电子文件的真实性、完整性和有效性磨练和考核的效果纪录一并移交给档案部门。若是文件构成单元接纳了划定局限之内的某些手艺要领包管电子文件的真实性、完整性和有效性,则应将手艺要领和相干软件一同移交给吸收单元。

(三)电子文件的归档局限参照国度关于纸质文件质料归档的有关规定实行,并该当包孕响应的配景信息和元数据。

(四)电子文件保管限期和密级的分别,参照国度关于纸质文件质料密级和保管限期的有关规定实行。电子文件的配景信息和元数据的保管限期该当取内容信息的保管限期同等。

第二十一条  归档工夫取要领

(一)电子文件能够及时归档,也能够根据纸质文件的划定完成归档。触及政务信息公然的电子文件要合时经由过程电子政务内网背同级国度综合档案馆移交。

(二)电子文件归档时,该当对归档电子文件的根基手艺前提停止检测,检测内容包孕:硬件情况的有效性,软件情况的有效性及其信息纪录花样、有没有病毒感染等。

(三)电子文件的归档,根据归档分类计划所设置的审定标识(归档分类代码)停止。归档时,该当充裕思索电子文件的手艺情况、相干软件、版本、数据类型、花样、被操纵数据、检测数据等手艺身分。

(四)存储电子文件的载体或装具上应当揭有标签,说明载体序号、档号、密级、存入日期等内容,归档电子文件的档号按《文书档案文件级目次数据库构造取数据交流花样》(DB32/505-2002)的划定体例。归档后的电子文件的载体该当设置成制止写操纵的状况。

(五)特别花样的电子文件,该当正在存储载体中同时存有响应的检察软件。

(六)响应的电子文件机读目次、相干软件和其他阐明等该当同时归档,并将电子文件的档号返登入《电子文件登记表》(睹附录E)。

(七)对需求临时生存的电子文件,将机读目次取响应的电子文件存储统一载体中,同时载体中存储的归档文件名该当取机读目次称号同等。

(八)归档终了,电子文件构成部门该当将存有归档前电子文件的载体生存最少1年。

(九)电子文件的著录该当参照《档案著录划定规矩》(DAT18)停止著录,同时根据包管其真实性、完整性和有效性的要求增补电子文件特有的著录项目和责任者、操作者、配景信息、元数据等其他标识,并按《归档文件整顿划定规矩》(DAT 22)划定的花样打印出纸质目次。

第二十二条  归档步调

(一)逻辑归档:凭据集中统一的要求,各单位该当将电子文件的管理权从电子政务内网上经由过程公用通道将数据迁徙至同级国度综合档案馆电子文件中央,完成逻辑归档。单元各部门归档的,正在归档后该当立刻将已归档电子文件的管理权从网络上转移至档案部门。

(二)物理归档:电子文件按《归档文件整顿划定规矩》(DAT 22)划定的要求及《江苏省〈归档文件整顿划定规矩〉实施办法》、《文书档案文件级目次数据库构造取数据交流花样》(DB32/505-2002)停止审定、分类、体例档号。同时将已归档的电子文件集中,拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套供查阅运用,一套异地生存。关于加密电子文件,应正在解密后再建造拷贝。

推荐接纳的载体,按优先递次顺次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件临时生存的载体。

第七章  归档电子文件的移交、吸收、保管、应用取统计、剖析

第二十三条  移交、吸收取保管要求

(一)对归档电子文件,该当根据有关规定卖力磨练。磨练及格后准期移交至档案馆等档案保管部门,停止集中保管。联网状况下,正在推行响应的脚续后,归档电子文件的移交和吸收事情能够正在网络上停止。

(二)正在电子政务情况下,该当正在国度综合档案馆内竖立本级当局的电子文件中央,并对各进馆单元的归档电子文件执行立即移交、吸收,集中保管和供应应用。

第二十四条  吸收磨练

(一)文件构成单元正在移交电子文件之前,档案保管部门正在吸收电子文件之前,均该当对电子文件的载体及其手艺情况停止磨练,合格率到达100%时方可停止交代。

(二)磨练项目

载体有没有划痕,是不是干净;有没有病毒;核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性磨练及考核手续是不是完备;核实登记表、软件、阐明材料等是不是完全;对特别花样的电子文件,该当核实其相干的软件、版本、操作手册等是不是完好。

(三)磨练效果离别由移交单元、吸收单元填入《归档电子文件移交、吸收磨练登记表》(睹附录F)。

(四)档案保管部门该当根据要求及磨练项目对归档电子文件一一验收。移交的电子文件磨练不合格的,退回构成单元从新建造。

(五)移交进馆的电子文件该当供应DBF花样的文件目次,数据结构相符省内有关尺度。

第二十五条  移交手续和保管要求

(一)档案保管部门验收及格,完成《归档电子文件移交、吸收磨练登记表》(睹附录F)的填写、具名和盖印等环节。登记表一式2份,一份交电子文件构成单元,一份由档案保管部门自存。

(二)归档电子文件的保管除该当相符纸质档案的要求中,借该当相符以下前提:

1.归档载体应看成防写处置惩罚。制止擦、划、触摸纪录涂层。

2.单片载体该当装盒,直立寄存,制止挤压。

3.寄存时该当阔别强磁场、强热源,并取有害气体断绝。

4.环境温度选定局限:17℃~20℃;相对湿度选定局限:35%45%

归档电子文件正在构成单元的保管,也该当参照上述前提停止。

第二十六条  有效性包管

(一)电子文件的构成单元和档案保管部门每年均该当对电子文件的读取、处置惩罚装备的更新状况停止一次搜检注销。装备情况更新时该当确认库存载体取新装备的兼容性;关于不兼容的,该当实时停止载体转换,本载体保存工夫不少于3年。保存期满后,可擦写载体擦除后能够重复使用,弗成消灭内容的载体按保密要求措置。

(二)磁性载体每谦2年、光盘每谦4年停止一次抽样机读磨练,抽样率不得低于10%,如发明题目该当实时接纳规复步伐。

(三)对磁性载体上的归档电子文件,该当每4年转存一次。本载体同时保存工夫不得少于4年。

(四)档案保管部门该当活期将磨练效果填入《归档电子文件管理登记表》(睹附录G)。

第二十七条  电子文件的迁徙

(一)体系装备更新、体系扩大、应用软件晋级大概改动时,该当实时对归档电子文件停止迁徙操纵,并填写《归档电子文件迁徙登记表》(附录H)。

(二)迁徙之前必需做数据备份。

(三)连结数据正在迁徙前后的一致性。

第二十八条  电子文件的应用

(一)归档电子文件的封存载体不外借。未经审批赞成,任何单元大概小我私家不允许私自复制电子文件。

(二)应用电子文件该当运用拷贝件。

(三)具有保密要求的电子文件接纳联网体式格局应用时,该当遵照国度或部门有关保密的划定,有稳妥的安全保密步伐。

(四)应用电子文件不得超越权限划定局限。

第二十九条  归档电子文件的审定烧毁

(一)归档电子文件的审定烧毁,参照国度有关档案审定烧毁的划定实行,而且该当正在解决审批脚续后实行。

(二)属于保密局限的归档电子文件,如存储正在弗成擦除载体上,该当连同存储载体一同烧毁,并正在网络中彻底清除;不属于保密局限的归档电子文件可停止逻辑删除。

第三十条  统计、剖析

(一)档案保管部门该当实时按年度对归档电子文件的吸收、保管、应用和审定烧毁状况停止统计。

(二)档案管理软件该当能供应对归档电子文件的数据剖析和应用状况剖析。

第八章    

第三十一条  本设施的详细实用题目由省档案局卖力注释。

第三十二条  本设施自公布之日起实施。



附录A(收文数据结构)

CREATE TABLE   wscl_sw             //文书处置惩罚——收文表

swdjh12 NOT NULL,             //收文登暗号

wjlyfl varchar30 NULL,             //文件泉源分类

jjcd char4 NULL                 //紧要水平

mj varchar1 NULL,                 //密级

zrz varchar60 NULL,               //责任者

wh varchar30 NULL,               //文号或文件编号

tm varchar120 NOT NULL,         //文件题目

cwrq varchar8 NULL,              //成文日期

fs int NULL,                          //份数

ys int NULL,                          //页数

ztc varchar100 NULL,              //主题词

wz char8 NULL,                   //文种

gb char1 NULL,                   //电子文件底稿

lb char1 NULL,                    //电子文件种别

qwbs varchar255 NULL,            //全文标识

swrq varchar8 NULL,               //收文日期

swh varchar4 NULL,               //收文号

swz varchar8 NULL,               //收文者

nbyj varchar255 NULL,             //拟办看法

ldps varchar255 NULL,             //指导指示

zbbm varchar60 NULL,             //主理部门

xbbm varchar255 NULL,            //协办部门

cljg varchar255 NULL,              //处置惩罚效果

gdbz char1 NULL DEFAULT 'N',   //归档标记

jgwt char60 NULL,                 //机构(或题目)

bgqx char1 NULL,                 //保管限期

gdfldm char4 NULL,                //归档分类代码

jh char4 NULL,                    //件号

bz varchar120 NULL,               //备注

PRIMARY KEY  swdjh));          //主键是收文登暗号

阐明:

1)收文登暗号(swdjh

收文登暗号由计算机主动发生,作为表的主键,唯一代表一条纪录。正在收文登暗号中该当反映出该收文注销的日期和日期内的流水号,其花样是:“SCCYYMMDD###”。个中“S”示意收文,“CCYY”示意公元编年,“MM”示意月,“DD”示意日,“###”示意CCYYMMDD当天的流水号。比方:2004821日注销的第5件收文,其收文登暗号为“S20040821005”。

2)文件泉源分类(wjlyfl

文件泉源分类是收文单元对所收到的文件按其泉源停止的分类。比方:江苏省档案局的文件泉源分类以下:

A1——中共中央

A2——国务院

A3——中办国办

A4——省委

A5——省政府

A6——省委办公厅、省政府办公厅

A7——省级机关

B1——国度档案局

B2——市、县档案局

B3——传真、电报

B4——其他

若对文件泉源分类停止编码,能够显现编码或响应的汉字,但该当以汉字体式格局存储。

3)紧要水平(jjcd

紧要公函该当凭据紧要水平离别标明“特急”、“急件”。个中电报该当离别标明“特提”、“特急”、“加急”、“仄慢”。

4)密级(mj

密级按GB 7156-87文献保密品级代码划定设置(见下表)。密级正在计算机内以“数字代码”存储,以“汉字代码”显现。

数字代码

汉语拼音代码

汉字代码

  

0

GK

公然

公然级

1

GN

海内

海内级

2

NB

内部

内部级

3

MM

隐秘

隐秘级

4

JM

秘要

秘要级

5

UM

绝密

绝密级

5)责任者(zrz

责任者,也称作者,是指构成文件内容并对其负有义务的团体或小我私家,用汉字示意。责任者有多个时,著录列首位责任者,其他视需求著录。被省略的责任者用[]示意。各责任者之间用分号分开。

6)文号(wh

文号是文件造发历程中由造发构造、团体或小我私家付与文件的递次号。一样平常由构造代字、年度温顺序号三局部构成。其花样为“构造代字[年度]递次号”,个中“[”和“]”是半角字符。递次号由四位数字示意,缺乏划定长度的,前面用“0”添补。比方,江苏省档案局2003年发的第14号文,其文号为“苏档[2003]0014号”。

7)文件题目(tm

文件题目又叫落款、题目、问题,是表达文件中央内容、情势特性的称号。

8)成文日期(cwrq

成文日期是文件构成的日期。根据GB/T 7408-945.2划定,其根基花样为CCYYMMDD,并一律用8位阿拉伯数字示意,个中[CCYY]示意一个日积年,[MM]示意日历年内日历月的递次数,[DD]示意日历月中日历日的递次数(GB/T 7408-945.2)。工夫不详时用数字“0”示意。

119980000,即:示意年度为1998年,月、日不详。

200000728,即:示意年度不详,月、日为728日。

对工夫项的著录,不允许泛起无效的日期值。比方:1998022919991301200011312001928等,均为无效日期。

9)份数(fs

份数示意共收到该文件若干份。份数应该是整数。

10)页数(ys

页数是所收到文件的页面总数。

11)文种(wz

文种是按性子和用处肯定的文件品种的称号。用汉字示意。文种项依实际情况著录,如下令、决定、指导、关照、讲演、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会等。

12)电子文件底稿(gb

电子文件底稿正在计算机内以代码存储,以汉字显现。凭据GB/T 18894-2002划定,其代码为:

M——草稿性电子文件

U——非正式电子文件

F——正式电子文件

13)电子文件种别(lb

电子文件种别正在计算机内以代码存储,以汉字显现。凭据GB/T 18894-2002划定,其代码为:

T——文本文件

I——图像文件

G——图形文件

V——影象文件

A——声音文件

O——超媒体链接文件

P——顺序文件

D——数据文件

14)全文标识(qwbs

全文标识是形貌机读的电子文件全文位置及文件名、文件类型的一组字符串。全文标识包孕电子文件的途径、称号和范例三个局部。例“G:\Documents and Setting\Administrator\桌面\江苏省档案目次数据库构造及数据交流花样.doc”。个中,“G:\Documents andSetting\Administrator\桌面\”为途径,“江苏省档案目次数据库构造及数据交流花样”为文件名,“.doc”为范例。

15)收文日期(swrq

收文日期是文件签收的日期。其使用方法取成文日期一样。

16)收文者(swz

收文者是文件签收的人或机构。

17)收文号(swh

收文号是文件吸收单元对所收到的文件停止的编号。收文号的编号划定规矩是:正在统一年度内根据文件泉源分类停止流水编号。一般,收文号有两种编法:一种是“小流水”,即每个文件泉源分类有一个系列的流水号;另一种是“大流水”,即正在不设文件泉源分类的状况下,正在年度内按所有收文的递次停止编号。

18)拟办看法(nbyj

拟办看法是收文单元文秘部门对所收到的文件提出的收负责人指示大概交有关部门解决的看法。如需求两个以上部门解决的,该当明白主理部门。拟办看法该当包孕签订看法者的署名和日期。

19)指导指示(ldps

指导指示是收文单位负责人便收文的性子,凭据拟办看法签订的看法。指导指示该当包孕签订者的署名和日期。

20)主理部门(zbbm

主理部门是对该文件停止处置惩罚时重要解决部门的称号。

21)协办部门(xbbm

协办部门是对该文件停止处置惩罚时辅佐主理部门解决文件的部门称号。协办部门有多个时,用逗号分开。

22)处置惩罚效果(cljg

处置惩罚结果是收文单元对所收到的文件停止处置惩罚后,形貌其效果的内容。

23)归档标记(gdbz

归档标记是让计算机可以或许辨认该收文有没有经由归档处置惩罚的符号。其值为:

Y’——曾经过归档处置惩罚

N’——未经过归档处置惩罚

归档标记的缺省值是‘N,经由归档处置惩罚以后,由计算机改为‘Y’。

24)机构或题目(jgwt

电子文件归档,起首要对电子文件停止归档分类。根据GB/T 18894-2002DA/T 22-2000和《江苏省〈归档文件整顿划定规矩〉实施细则》的划定,归档分类能够分两层或三层。分两层的,就是正在年度内按保管限期划分红三类;分三层的,能够是“年度+机构+限期”形式,也能够是“年度+题目+限期”形式。机构或问题是正在分三层的状况下,对归档机构(或题目)停止的分类。

25)保管限期(bgqx

保管限期是对档案规定的存留年限。凭据DB32/505-2002的划定,保管限期为永远、临时、短时间的,其对应的数字代码离别为123。保管限期正在计算机内以“数字代码”存储,而给用户的提醒该当运用“汉字代码”。

26)归档分类代码(gdfldm

分类代码是对分类计划的每个分类效果所给的代码。分类代码是四位字符,发起:前两位示意机构(或题目),第三位用作保管限期的数字代码,第四位用于标识事由。

27)件号(jh

件号是正在归档文件分类计划的最低一级类目内,文件的分列递次号。

28)备注(bz

备注指对文件内容的增补注释取阐明。



附录B(发文数据结构)

CREATE TABLE wscl_fw              //文书处置惩罚——发文表

fwdjh char12 NOT NULL,       //发文登暗号

zbbm varchar30 NULL,            //主理部门

xbbm varchar255 NULL,           //协办部门

qcr char20 NULL,                //起草人

xgr char20 NULL,                //修正人

shyj char255 NULL,               //考核看法

qfyj char255 NULL,               //签发看法

dzr char20 NULL,                 //打字人

jjcd char4 NULL                //紧要水平

mj varchar1 NULL,                //密级

zrz varchar60 NULL,              //责任者

wh varchar30 NULL,              //文号或文件编号

tm varchar120 NOT NULL,        //文件题目

cwrq varchar8 NULL,             //成文日期

fs int NULL,                         //份数

ys int NULL,                         //页数

ztc varchar100 NULL,             //主题词

wz char8 NULL,                  //文种

gb char1 NULL,                  //电子文件底稿

lb char1 NULL,                   //电子文件种别

qwbs varchar255 NULL,           //全文标识

djrq varchar8 NULL,              //注销日期

fwdw varchar100 NULL,           //发往单元

csdw varchar255 NULL,           //抄送单元

gdbz varchar1 NULL DEFAULT 'N',   //归档标记

jgwtdh varchar60 NULL,           //机构(或题目)

bgqx varchar1 NULL,              //保管限期

gdfldm char4 NULL,              //归档分类代码

jh int NULL,                         //件号

bz varchar120 NULL,              //备注

PRIMARY KEY  fwdjh));         //主键是发文登暗号

阐明:

1)发文登暗号(swdjh

发文登暗号由计算机主动发生,作为表的主键,唯一代表一条纪录。正在发文登暗号中该当反映出纪录注销的日期和流水号,其花样是:“FCCYYMMDD###”。个中“F”示意发文,“CCYY”示意公元编年,“MM”示意月,“DD”示意日,“###”示意CCYYMMDD当天的流水号。比方:2004821日注销的第5件发文,其发文登暗号为“F20040821005”。

2)主理部门(zbbm

主理部门是该发文重要解决的部门称号。

3)协办部门(xbbm

协办部门是辅佐主理部门解决该发文的部门称号。有多个协办部门时,各协办部门之间用逗号分开。

4)起草人(qcr

起草人是该发文现实起草人的姓名。

5)修正人(xgr

修正人是对起草人草拟的草稿停止现实修正的职员姓名。

6)考核看法(shyj

考核看法是考核人对所草拟、修正过的发文稿件停止考核所提出的看法。考核看法该当包孕详细的考核看法和考核人署名、考核日期。

7)签发看法(qfyj

签发看法是对经考核而预备签发的文件停止签发时所提的看法。签发看法应当包孕详细的签发看法和签发人署名、签发日期。

8)打字人(dzr

打字人是将发文稿件录入进计算机的操纵职员。

9)紧要水平(同附录A

10)密级(同附录A

11)责任者(同附录A

12)文号(同附录A

13)文件题目(同附录A

14)成文日期(同附录A

15)份数(同附录A

16)页数(同附录A

17)主题词(同附录A

18)文种(同附录A

19)电子文件底稿(同附录A

20)电子文件种别(同附录A

21)全文标识(同附录A

22)注销日期(djrq)(同附录A

注销日期是该发文正在计算机中注销的日期。

23)发往单元(fwdw

发往单元是发文单元凭据行文划定规矩将该文件发送进来的目的吸收单位名称。发往单元有多个时,各发往单元之间用逗号分开。

24)抄送单元

抄送单元是发文单元念让其晓得发文内容的文件吸收单元。抄送单元有多个时,各抄送单元之间用逗号分开。

25)归档标记(同附录A

26)机构(或题目)(同附录A

27)保管限期(同附录A

28)归档分类代码(同附录A

29)件号(同附录A

30)备注(同附录A



附录C(会议及其它文件质料数据结构)

CREATE TABLE wscl_hy               //文书处置惩罚——会议及其它文件、质料表

hydjh12 NOT NULL,             //会议质料登暗号

hymc varchar60 NULL,             //会议称号

zbbm varchar30 NULL,             //主理部门

xbbm varchar255 NULL,            //协办部门

jjcd char4 NULL                 //紧要水平

mj varchar1 NULL,                 //密级

zrz varchar60 NULL,               //责任者

wh varchar30 NULL,               //文号或文件编号

tm varchar120 NOT NULL,         //文件题目

cwrq varchar8 NULL,              //成文日期

fs int NULL,                          //份数

ys int NULL,                          //页数

ztc varchar100 NULL,              //主题词

wz char8 NULL,                   //文种

gb char1 NULL,                   //电子文件底稿

lb char1 NULL,                    //电子文件种别

qwbs varchar255 NULL,            //全文标识

swrq varchar8 NULL,              //注销日期

gdbz char1 NULL DEFAULT 'N',   //归档标记

jgwtdh char60 NULL,               //机构(或题目)

bgqx char1 NULL,                 //保管限期

gdfldm char4 NULL,               //归档分类代码

jh char4 NULL,                    //件号

bz varchar120 NULL,               //备注

PRIMARY KEY  hydjh));          //主键是会议质料登暗号

阐明:

1)会议及其它文件、质料登暗号(hydjh

会议及其它文件、质料登暗号由计算机主动发生,作为表的主键,唯一代表一条纪录。正在会议及其它文件、质料登暗号中该当反映出纪录注销的日期和流水号,其花样是:“HCCYYMMDD###”。个中“H”示意会议质料,“CCYY”示意公元编年,“MM”示意月,“DD”示意日,“###”示意CCYYMMDD当天的流水号。比方:2004821日注销的第5件会议及其它文件、质料,其会议质料登暗号为“H20040821005”。

2)会议称号(hymc

会议称号是取会议文件、质料相干联的会议的称号。若注销的是别的非会议质料、文件,则该项为空。

3)主理部门(zbbm

主理部门是该文件重要解决的部门称号。

4)协办部门(xbbm

协办部门是辅佐主理部门解决该文件的部门称号。有多个协办部门时,各协办部门之间用逗号分开。

5)紧要水平(同附录A

6)密级(同附录A

7)责任者(同附录A

8)文号(同附录A

9)文件题目(同附录A

10)成文日期(同附录A

11)份数(同附录A

12)页数(同附录A

13)主题词(同附录A

14)文种(同附录A

15)电子文件底稿(同附录A

16)电子文件种别(同附录A

17)全文标识(同附录A

18)注销日期(djrq)(同附录A

注销日期是该会议及其它文件、质料正在计算机中注销的日期。

19)归档标记(同附录A

20)机构(或题目)代号(同附录A

21)保管限期(同附录A

22)归档分类代码(同附录A

23)件号(同附录A

24)备注(同附录A

附录D(归档分类计划数据结构)

CREATE TABLE dbo.wscl_lm               //文书处置惩罚——类目表

jgwtmc varchar30 NOT NULL,        //机构(或题目)称号

bgqx char1 NOT NULL,               //保管限期

gdfldm char4 NOT NULL,              //归档分类代码

bz varchar120 NOT NULL,             //事由或备注

PRIMARY KEY dm));

阐明:

1)该表用于管理各立档单元的归档分类计划。凭据《归档文件整顿划定规矩》及《江苏省〈归档文件整顿划定规矩〉实施办法》,各立档单元该当凭据本单元的具体情况,制定本身的分类计划。为便于实现计算机归档,需求将该分类计划输入到计算机中,并能据此对需归档的文件、质料停止分类。

2)机构(或题目)称号(jgwtmc

机构(或题目)称号是凭据《归档文件整顿划定规矩》及《江苏省〈归档文件整顿划定规矩〉实施办法》拟作三级分类[年度+机构(或题目)+保管限期]的单元,对归档的机构(或题目)所做的分别。

3)保管限期(bgqx

保管限期分永远、临时、短时间三种。拟分两级(年度+保管限期)的单元,保管限期零丁作为一级分类停止管理。对分三级的单元,保管限期应当正在机构(或题目)之下作为一级分类停止管理。

4)归档分类代码(gdfldm

分类代码是对分类计划的每个分类效果所给的代码。设置分类代码的目标是便于停止计算机管理。分类代码是四位字符,发起:前两位示意机构(或题目),第三位用作保管限期的数字代码,第四位用于标识事由。

5)事由或备注(bz

若需将雷同事由的文件正在归档时集中寄存,需求正在该分类计划中设置事由。事由不作为一级分类,因而,设置事由后,只需求给一个标识(能够是任何字符,不需要有现实寄义),计算机便能经由过程对分类代码的排序去实现将“雷同事由的文件”集中在一起。

 

附录E(电子文件登记表)

种别代码:                                                           

序号

文书登暗号

文件题目

底稿代码

档号

备注(硬、硬件情况)

填表人:         填表日期:                考核人:          考核日期:



附录F(归档电子文件移交、吸收磨练登记表)

移交单元:                  经办人:                            吸收单元:                         经办人:

档号或文书登暗号

载体磨练

病毒磨练

真实性检  

完整性检  

有效性检  

手艺要领及相干软件阐明、材料磨练

             
             
             
             
             
             
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移交日期:                      考核人:            考核日期:

附录G(归档电子文件管理登记表)

序号

操纵日期

操纵人

装备磨练

载体磨练

兼容性磨练

读取磨练

转存

 

填表人:           填表日期:                考核人:          考核日期:



附录H(归档电子文件迁徙登记表)

硬件平台:

软件平台:

应用软件:

数据库管理体系:

存储载体:

硬件平台:

软件平台:

应用软件:

数据库管理体系:

存储载体:

被迁徙归档电子文件的档号局限:

纪录数:

字节数:

操作者:

迁徙工夫:

填表人:         填表日期:                考核人:          考核日期:

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